Sauvegarde ou archivage des mails : quelle différence ?
Les deux conservent de vieux mails, alors on les confond facilement. Le problème apparaît le jour où l’outil que vous avez acheté ne sait pas faire ce dont vous avez besoin.
Les deux outils ne répondent pas aux mêmes demandes. L’archivage sert quand on vous demande : « retrouvez tous les échanges avec ce fournisseur entre mars et juin, et prouvez que rien n’a été modifié ». La sauvegarde sert quand vous devez récupérer ce qu’il y avait dans une boîte avant qu’elle soit vidée.
Les deux besoins existent. Ce ne sont en général pas les mêmes personnes qui achètent ces outils, ni pour les mêmes raisons. Et un outil qui prétend tout faire fait souvent l’un des deux moins bien.
À quoi sert un outil d’archivage
Un outil d’archivage enregistre les messages au fil de l’eau, ou à intervalle régulier, dans un journal que personne ne peut modifier, pas même l’outil. On y règle des durées de conservation, et on y fait des recherches quand une demande juridique arrive. Tout est pensé pour la conformité.
C’est pour ça que ces outils proposent des gels de conservation, des exports pour les avocats et des journaux d’audit. Ils sont aussi souvent plus chers, et la plupart ne savent pas remettre un dossier à sa place dans la boîte, parce qu’ils n’ont pas été conçus pour ça.
À quoi sert une sauvegarde
Une sauvegarde garde une copie de vos boîtes pour récupérer ce qui a été perdu. Ce qui compte : une copie récente, la possibilité de retrouver vite ce que vous cherchez, et de récupérer un seul message sans toucher au reste.
Elle garde aussi l’organisation de la boîte, dossiers compris, ce que l’archivage ne fait pas toujours.
- Peut-on récupérer un seul message, sans restaurer toute la boîte ?
- Les messages supprimés sont-ils conservés, et pendant combien de temps ?
- Peut-on lire l’export sans l’outil, dans un format standard ?
Sauvegarde et obligations légales
Une sauvegarde n’a pas de valeur probante. Si vous devez prouver des années plus tard qu’un message n’a pas été modifié, devant un juge ou une autorité de contrôle, il vous faut un outil d’archivage prévu pour ça, avec un horodatage qualifié quand la loi l’exige.
On voit aussi l’erreur inverse : une entreprise achète une solution d’archivage et pense que ses boîtes sont sauvegardées. Le jour où un dossier disparaît, l’archive vous montre ce qu’il contenait, mais ne le remet pas dans la boîte.
Avant d’acheter, demandez-vous si vous devez pouvoir prouver un échange ou récupérer un message perdu. La réponse vous indique l’outil à prendre.
Qui a besoin de quoi
Une activité réglementée, une société cotée ou un cabinet soumis à une obligation de conservation a besoin des deux, et l’archivage lui est en général imposé. Une PME de vingt personnes, avec une comptable, une boîte commerciale et un dirigeant qui supprime ses mails un peu vite, a surtout besoin d’une sauvegarde. Un outil d’archivage lui coûterait cher pour un risque qu’elle n’a pas vraiment.
istorel fait de la sauvegarde. Il garde les messages supprimés et vous permet de les rechercher puis de les télécharger au format .eml, un fichier standard que tous les logiciels de messagerie savent ouvrir. La restauration directement dans la boîte est en cours de développement. istorel ne fournit pas de preuve à valeur juridique, et nous le précisons sur les pages où la question se pose.