Sauvegarder vos boîtes Gmail et Google Workspace

Ce que Google garde, et jusqu’à quand

Un message supprimé part dans la corbeille, où il reste trente jours. Sur Workspace, un administrateur peut ensuite le récupérer depuis la console pendant vingt-cinq jours de plus. Après, il est définitivement effacé, et Google ne peut plus le retrouver.

Ce délai suffit pour une erreur remarquée le lendemain. Il ne suffit pas pour un message dont on a besoin à la clôture des comptes, pendant un litige, ou après le départ d’un salarié qui a fait du ménage dans sa boîte.

• Trente jours dans la corbeille, puis vingt-cinq jours de récupération par l’administrateur sur Workspace.
• Quand un compte est supprimé, sa boîte l’est aussi, après un court délai.
• Google Vault est un outil d’archivage : il conserve les messages et permet d’y chercher, mais il ne remet pas une boîte dans son état précédent.

Les paramètres à saisir

Google demande un mot de passe d’application, différent du mot de passe du compte. Pour en créer un, la validation en deux étapes doit être active. Ce mot de passe ne sert qu’à cette connexion : si vous le révoquez, rien d’autre n’est touché.

Le réglage administrateur qui peut bloquer la connexion

Sur Google Workspace, l’administrateur active ou coupe l’IMAP par unité organisationnelle. Il peut aussi réserver l’accès aux seules applications qui utilisent OAuth. Dans ce cas, un mot de passe d’application ne suffit plus et istorel ne peut pas se connecter.

Vérifiez ce point avant d’ajouter les boîtes d’un domaine Workspace. Si l’IMAP est ouvert et les mots de passe d’application autorisés, tout fonctionne. Sinon, il faut modifier le réglage dans la console, ou attendre qu’istorel prenne en charge OAuth. C’est prévu, mais pas encore disponible.

Questions

Un mot de passe d’application, est-ce que c’est risqué ?

Plutôt moins qu’un mot de passe de compte. Il sert à connecter un logiciel à la messagerie, il ne permet pas d’ouvrir l’interface web de Google, et vous le révoquez en un clic sans toucher au compte. De notre côté, nous le chiffrons dès l’enregistrement avec une clé qui ne sort pas de notre environnement, et il n’est plus affiché ensuite.

Et si mon administrateur a imposé OAuth ?

Dans ce cas, istorel ne peut pas se connecter pour l’instant. La prise en charge d’OAuth est prévue.

Google Vault ne suffit-il pas ?

Vault sert à la conformité et aux litiges : il conserve les messages et permet d’y chercher. Il ne remet pas une boîte dans l’état où elle était, et il n’est inclus que dans certaines éditions de Workspace. Ce sont deux besoins différents, et l’un ne remplace pas l’autre.

Est-ce que vous sauvegardez Google Drive ?

Pas pour l’instant. La sauvegarde des drives est en cours de développement, en commençant par kDrive en WebDAV.