Départ d’un salarié : protéger sa boîte mail avant qu’il la vide
Un salarié qui part en mauvais termes garde parfois l’accès à sa boîte mail pendant quelques jours. S’il supprime des messages, ni la redondance ni la corbeille de l’hébergeur ne vous les rendront des mois plus tard.
Prenons un exemple. Un commercial quitte l’entreprise, et le départ se passe mal. Son compte reste ouvert quelques jours, le temps de transmettre les dossiers en cours. Le vendredi, il fait le ménage dans sa boîte : les vieux devis, les mails sur une livraison en retard, et l’échange où il a accordé une remise par mail sans l’inscrire au contrat.
Personne ne s’en rend compte. Trois mois plus tard, un client conteste une facture en s’appuyant sur cette remise. L’échange n’est plus sur le serveur ni dans la corbeille, et la boîte a été fermée entre-temps. Le client, lui, a toujours sa copie.
Pourquoi l’hébergeur ne peut rien faire
Toutes ces suppressions sont légitimes : un compte valide, dans sa propre boîte, avec un logiciel de messagerie normal. Aucune alerte ne se déclenche, puisque rien d’anormal ne s’est passé. La réplication recopie les suppressions, la corbeille se vide au bout du délai prévu, et le compte est fermé comme le prévoit la procédure de départ.
Les protections de l’hébergeur sont prévues pour les pannes et les accidents. Elles ne font rien quand le titulaire du compte supprime lui-même ses mails.
Les suppressions faites par un utilisateur légitime ne déclenchent aucune alerte chez l’hébergeur. Seule une copie faite avant permet de les récupérer.
Des délais de récupération trop courts
On s’en rend rarement compte la semaine même. Les litiges apparaissent à la facturation, à la clôture des comptes, quand un client ne paie pas ou quand un avocat demande un échange précis. Souvent plusieurs mois après, parfois plus d’un an.
Chez les hébergeurs, les délais de récupération se comptent en jours : une trentaine dans la corbeille en général, et chez Google Workspace, 25 jours de plus pendant lesquels un administrateur peut encore restaurer. Quand la question se pose, ces délais sont dépassés depuis longtemps.
- Sauvegarder la boîte avant d’annoncer le départ.
- Garder la sauvegarde après la fermeture du compte. Vous pourriez avoir besoin de ces mails comme preuve bien après la fin du contrat de travail.
- Vérifier qu’on peut récupérer un message précis sans rouvrir le compte.
Ce que change une sauvegarde
Un message supprimé du serveur reste dans la sauvegarde istorel, marqué comme supprimé côté serveur. Vous le retrouvez en cherchant par expéditeur, par objet ou par date, puis vous le téléchargez au format .eml, un fichier standard qui s’ouvre dans n’importe quel logiciel de messagerie. Les en-têtes sont conservés tels quels. En cas de litige, ce sont eux qui indiquent qui a envoyé le message et quand.
Vous pouvez donc fermer le compte à la date prévue, et l’entreprise garde l’historique de ses échanges.
Sauvegarde et vie privée des salariés
Sauvegarder une boîte mail ne revient pas à surveiller un salarié. Le but est de garder les échanges de l’entreprise. En France et dans l’Union européenne, les salariés doivent être informés que leurs boîtes sont sauvegardées, la durée de conservation doit être proportionnée, et seules les personnes qui en ont besoin doivent avoir accès aux sauvegardes.
Respecter ces règles protège aussi l’entreprise : un juge peut écarter une copie conservée sans que les salariés en aient été informés.