Synchroniser n’est pas sauvegarder : pourquoi un drive ne protège pas vos fichiers
Un drive recopie vos fichiers sur tous vos appareils, et il recopie aussi les erreurs. Un dossier supprimé, ou un fichier chiffré par un rançongiciel, se retrouve sur tous les postes en quelques minutes.
Beaucoup de PME considèrent leurs fichiers comme sauvegardés parce qu’ils sont sur kDrive, Google Drive ou OneDrive. Ils sont bien stockés en ligne, chez un hébergeur sérieux, et accessibles depuis n’importe quel poste. Mais un drive sert à synchroniser des fichiers, et la synchronisation fonctionne dans les deux sens.
Cet article explique ce que cela change en pratique, ce que la corbeille et l’historique des versions permettent de récupérer, et où ils s’arrêtent.
Comment fonctionne la synchronisation
Le logiciel du drive, installé sur chaque ordinateur, surveille un dossier. Dès qu’un fichier y est créé, modifié ou supprimé, il envoie la modification au serveur, qui la transmet aux autres appareils reliés au même compte ou au même dossier partagé.
Le logiciel ne sait pas si la modification est voulue. Si vous supprimez un fichier par erreur, il disparaît aussi des autres postes. Si vous enregistrez une ancienne version par-dessus la bonne, c’est l’ancienne qui se propage. Et si un rançongiciel chiffre le dossier sur un seul ordinateur, les fichiers chiffrés remplacent les originaux sur le serveur.
1. Un dossier supprimé depuis un poste
Un collaborateur range son dossier synchronisé et supprime un sous-dossier qu’il croit personnel. Le dossier était partagé : il disparaît pour toute l’équipe. La corbeille le garde un certain temps, à condition que quelqu’un s’en aperçoive avant la fin du délai.
2. Un rançongiciel sur un seul ordinateur
Un rançongiciel chiffre tous les fichiers auxquels il a accès, y compris le dossier synchronisé. Le logiciel du drive voit des fichiers modifiés et envoie les versions chiffrées au serveur, puis aux autres postes. Selon le drive, vous pouvez revenir aux versions précédentes, mais sur des milliers de fichiers, et seulement tant que ces versions sont conservées.
3. Le compte d’un salarié supprimé
Sur Google Workspace comme sur Microsoft 365, les fichiers appartiennent au compte qui les a créés. Quand le compte est supprimé, ses fichiers le sont aussi, sauf si quelqu’un a pensé à les transférer avant. L’administrateur n’a ensuite qu’un délai court pour restaurer le compte.
4. Un fichier écrasé
Deux personnes modifient le même tableur hors connexion, ou une vieille copie est glissée par-dessus la version à jour. Le drive garde celle qui arrive en dernier. L’historique des versions permet de revenir en arrière, à condition de savoir quelle version chercher et qu’elle n’ait pas encore été supprimée.
Ce que la corbeille et les versions permettent de récupérer
Les drives ont des protections intégrées, et elles sont utiles. Leur durée dépend de l’offre :
- kDrive : la corbeille garde les fichiers de 30 jours avec kSuite gratuit jusqu’à un an selon l’offre, et l’historique garde de 30 à 200 versions par fichier, pendant 30 à 365 jours. La fonction Rewind remet un dossier dans l’état où il était à une date passée.
- Google Drive : la corbeille garde les fichiers 30 jours. Pour les fichiers qui ne sont pas des documents Google, une version est supprimée au bout de 30 jours ou dès qu’il en existe 100 plus récentes. Un administrateur Workspace peut encore récupérer un fichier pendant 25 jours après que la corbeille a été vidée.
- OneDrive : la corbeille garde les fichiers 30 jours sur un compte personnel et 93 jours sur un compte professionnel. Les abonnés Microsoft 365 peuvent remettre tout leur OneDrive dans l’état où il était à un moment des 30 derniers jours.
Leurs limites
Ces protections ont des limites qu’il vaut mieux connaître :
- elles ont une durée : passé le délai, le fichier est supprimé définitivement, que quelqu’un s’en soit aperçu ou non ;
- elles sont dans le même compte que les fichiers : si le compte est supprimé, piraté ou suspendu, elles disparaissent avec lui ;
- la restauration se fait souvent fichier par fichier, ce qui prend du temps après un rançongiciel ou une grosse suppression.
Ce qu’une sauvegarde de drive doit faire
Une sauvegarde est une copie indépendante, faite à intervalles réguliers et conservée ailleurs.
- Les fichiers sont copiés chez un autre prestataire, avec des identifiants distincts de ceux du drive.
- Les fichiers supprimés et les anciennes versions sont conservés aussi longtemps que vous le décidez.
- Vous pouvez récupérer un dossier entier dans l’état où il était à une date donnée.
- La sauvegarde se lance toute seule et vous prévient en cas d’échec.
- Un dossier partagé est sauvegardé une seule fois, et non une fois par utilisateur qui y a accès.
Et istorel ?
istorel sauvegarde aujourd’hui les boîtes mail, avec les mêmes principes : une copie en France chez un autre prestataire, la conservation des éléments supprimés, et une alerte quand une sauvegarde échoue. Nous expliquons pourquoi dans Pourquoi sauvegarder ses emails ?
La sauvegarde des drives (kDrive et WebDAV) est en cours de développement. Elle fonctionnera dans la même console, avec les mêmes fréquences.