Pourquoi sauvegarder ses emails ? 7 situations où votre boîte ne suffit pas
Votre hébergeur garde votre messagerie en ligne. Il ne garde pas de copie de ce que vous avez supprimé. Sept cas où cette différence vous coûte cher.
Dans la plupart des PME, personne ne sauvegarde les boîtes mail. On part du principe que l’hébergeur s’en charge. En réalité, votre hébergeur garantit que votre messagerie reste accessible. Il ne garantit pas qu’un message supprimé il y a trois mois puisse être récupéré.
Tant qu’on n’a rien perdu, la différence ne se voit pas. Elle apparaît surtout dans les sept situations suivantes.
1. Un message supprimé par erreur
Un collaborateur fait du tri dans un vieux dossier et vide la corbeille. Ou une règle de tri mal réglée envoie des messages directement à la poubelle. Les éléments supprimés restent en général une trentaine de jours sur le serveur, parfois moins selon l’hébergeur. Ensuite, ils sont perdus.
Le plus souvent, personne ne s’en aperçoit tout de suite. On découvre la perte des semaines ou des mois plus tard, en cherchant le message. Une sauvegarde conserve les messages supprimés aussi longtemps que vous le décidez : trois mois, un an ou plus.
2. Une suppression synchronisée par un logiciel de messagerie
Avec IMAP, tout ce que vous faites sur votre téléphone ou dans Outlook se fait aussi sur le serveur. Un profil de messagerie réinitialisé, un outil de synchronisation mal configuré, un dossier supprimé depuis un téléphone : la modification arrive sur le serveur en quelques secondes.
La redondance de votre hébergeur ne sert à rien dans ce cas, puisqu’elle recopie la suppression comme le reste. Nous revenons sur ce point dans Votre hébergeur n’est pas une sauvegarde.
3. Le départ d’un salarié
La boîte d’un salarié qui s’en va contient souvent des éléments dont l’entreprise a encore besoin : devis, négociations, engagements pris par mail. Si le départ se passe mal, il peut en supprimer une partie. S’il se passe bien, le compte est en général fermé quelques semaines plus tard, quand la licence est résiliée.
Dans les deux cas, sans sauvegarde, l’historique est perdu. Nous détaillons ce cas dans Un départ conflictuel, et la boîte qui se vide. En pratique : sauvegardez la boîte avant d’annoncer le départ, et gardez la sauvegarde après la fermeture du compte.
4. Un compte piraté
Avec un mot de passe volé, un pirate peut envoyer de fausses factures depuis une vraie adresse. Il supprime ensuite les messages envoyés et les réponses, et ajoute parfois une règle qui transfère tout vers une adresse extérieure. Un rançongiciel sur un poste relié à la messagerie peut aussi supprimer ou chiffrer des dossiers.
Après l’incident, il faut pouvoir retrouver ce qui a été envoyé, à qui et quand. Vous ne pouvez le faire qu’à partir d’une copie que le pirate n’a pas pu atteindre.
5. Un changement d’hébergeur
Une migration de messagerie oublie presque toujours quelque chose : un dossier au nom inhabituel, un message trop volumineux, une pièce jointe dans un vieux format. Avec des dizaines de boîtes, personne ne vérifie tout, et l’ancien compte est souvent résilié quelques semaines après.
Une sauvegarde faite avant la migration vous permet de récupérer ce qui n’aurait pas suivi.
6. Un litige, des mois plus tard
Les litiges arrivent rarement tout de suite. Ils surviennent à la facturation, à la clôture des comptes, quand un client ne paie pas ou quand un avocat demande un échange précis. C’est souvent plusieurs mois après les faits, parfois plus d’un an, bien après que la corbeille a été vidée.
Certains mails doivent en plus être conservés. En France, les pièces justificatives comptables se gardent dix ans (article L123-22 du Code de commerce), et une facture reçue par mail en fait partie. Pour la différence entre sauvegarde et archivage légal, lisez Sauvegarde ou archivage.
7. Un problème chez votre hébergeur
C’est le cas le plus rare : une panne qui dure, un compte suspendu par erreur ou pour un impayé, un fournisseur qui arrête son service, ou un sinistre. En mars 2021, un incendie a détruit un centre de données d’OVHcloud à Strasbourg.
Une copie stockée chez un autre prestataire vous permet d’accéder à vos mails même quand votre hébergeur ne peut plus rien pour vous.
Ce qu’une sauvegarde de messagerie doit faire
Certaines habitudes ressemblent à une sauvegarde sans en être une :
- une copie locale dans Outlook ou Thunderbird : elle se synchronise avec le serveur, suppressions comprises ;
- une règle qui transfère les mails vers une autre boîte : elle ne copie que les nouveaux messages, et rien de ce qui a déjà été supprimé ;
- un export PST une fois par an : il a plusieurs mois de retard le jour où vous en avez besoin.
- Les messages supprimés restent dans la sauvegarde pendant la durée de conservation que vous avez choisie.
- La sauvegarde est stockée chez un autre prestataire que votre messagerie.
- Elle se lance toute seule et vous prévient en cas d’échec.
- Vous pouvez retrouver et restaurer un message précis en quelques minutes.
- Vous avez déjà testé une restauration. Pour comprendre le fonctionnement d’une sauvegarde IMAP, lisez La sauvegarde IMAP expliquée.
Et les drives ?
Le problème est le même pour les espaces de stockage partagés comme kDrive, Google Drive ou OneDrive, en un peu plus grave : les fichiers sont synchronisés sur tous les postes, donc un fichier supprimé ou chiffré sur un ordinateur l’est partout. La sauvegarde des drives arrive bientôt dans istorel.